Datenschutzinformation der IDA Arendsee
bzgl. unserer Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO
1. Einleitung
Gemäß der Vorgaben des Art. 13 DSGVO informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer von uns erhobenen, personenbezogenen Daten (nachfolgend “Daten”) sowie Ihre diesbezüglichen Rechte. Welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten, richtet sich konkret nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen für Sie.
2. Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die IDA Integrationsdorf Arendsee GmbH & Co. KG, Europa-Allee 6, 49685 Emstek.
Per E-Mail erreichen Sie uns unter , per Telefon unter +49 39384 98488-0.
3. Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen und Anliegen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ zur Verfügung.
4. Grundsätze bei der Erhebung von Daten
4.1 Datenerhebung
Die Bereitstellung von Daten Ihrerseits ist grundsätzlich freiwillig. Für bestimmte Verarbeitungen sind Daten Ihrerseits jedoch erforderlich, da wir unsere oder Ihre Anliegen sonst nicht bearbeiten können, bspw. keine Vertragsbeziehung eingehen können.
Ist die Bereitstellung von Daten zwingend erforderlich, bspw. zur Vertrags- oder Auftragsbearbeitung oder zur Bereitstellung bestimmter Funktionen einer Website oder eines Shops kann folglich kein Widerspruchsrecht geltend gemacht werden.
Sofern möglich, zum Beispiel in Kontakt- oder Vertragsformularen, setzen wir optionale Felder und Pflichtfelder ein. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet. Daten aus Pflichtfeldern enthalten Angaben, die wir zwingend zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.
4.2 Kein Profiling
Profiling (Art. 4 Abs. 4 DSGVO) beschreibt eine Art der automatisierten Verarbeitung von Daten, die darin besteht, bestimmte persönliche Aspekte wie Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit oder persönliche Vorlieben von Menschen zu bewerten, zu analysieren oder vorherzusagen. Wir setzen keine automatischen Entscheidungsfindungen und Profiling ein.
5. Verarbeitungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Rechtsgrundlagen für Verarbeitungen sind auf den jeweiligen Zweck hin abgestellt und daher unterschiedlich. Dazu führen wir Verarbeitungen in den nachfolgenden Unterpunkten.
Die folgenden, allgemeinen Festlegungen gelten stets unabhängig bzw. ergänzend zu den in den einzelnen Verarbeitungen angegebenen Regelungen:
- Wir geben Ihre Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
- Eine Weitergabe von Daten außerhalb des Unternehmens erfolgt, wenn wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheid dazu verpflichtet sind. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung bzw. aufgrund eines eindeutigen, berechtigten Interesses unsererseits, insb. im Rahmen von Auftragsverarbeitungen durch unsere Dienstleister.
- Wir löschen Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Die Speicherung von Daten über die genannten Fristen hinaus kann erfolgen, wenn wir durch Vertragserfüllung, gesetzlich oder durch Gerichtsentscheid dazu berechtigt oder verpflichtet sind.
- Die Löschung Ihrer Daten erfolgt, wenn sie für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, eine gegebene Einwilligung widerrufen wird oder sonstige Erlaubnisse entfallen. Sind Daten noch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, löschen wir diese, sobald das nicht mehr der Fall ist. Speichern wir Daten wegen gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen, löschen wir die Daten nach deren Fristablauf. Wir prüfen das Erreichen von Aufbewahrungsfristen grundsätzlich zum Jahresende, sofern die Löschung nicht ohnehin automatisiert erfolgt.
5.1. Verarbeitung: Website / Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät
5.1.1 Inhalt der Verarbeitung
Unsere Website basiert auf dem System WordPress, das zur Auslieferung der Webseiten Ihren lokalen Speicher (local storage) in Anspruch nimmt und dort Dateien wie Cookies, Bilder und Texte speichert, die für einen technisch einwandfreien Betrieb der Webseite notwendig sind.
Unsere Website nutzt zudem ein Einwilligungssystem, um Ihre Einwilligung zur Speicherung von Cookies in Ihrem Browser einzuholen und dies datenschutzkonform zu dokumentieren. Es handelt sich dabei um technisch erforderliche Cookies gemäß §25 Absatz 2 Satz 2 TTDSG. Diese Daten werden nicht weitergegeben, sondern nur auf unserem Server gespeichert.
Bis auf die explizite Kommunikation mit Ihnen auf Ihren Wunsch hin (siehe nachfolgend) werden keine Daten mit dem Zweck verarbeitet oder gespeichert, um Personen zu identifizieren. Eine Auswertung der Daten zur Erstellung von personenbezogenen Nutzungsprofilen findet nicht statt. Ihr Besuch dieser Website wird statistisch ausgewertet, was jedoch in aggregierter Form und anonym erfolgt.
Zum Schutz der Übertragung und vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, verwendet unsere Website eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dadurch können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
5.1.2 Kategorien von Betroffenen
Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:
- Alle Besucher unserer Website(s)
5.1.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Es werden die folgenden Daten gespeichert:
- Telemetrie- und Statistikdaten: dazu gehören IP-Adresse, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Datum, Uhrzeit und Zeitzone, Cookie-Version und Cookie-Laufzeit, Sprache, Domain und Pfad der besuchten Website, Einwilligungen, UID, Standortinformation, User-Agent, Bildschirmauflösung, Referrer URL, Informationen zu gedownloadeten Dateien, geklickte Links, Suchbegriffe aus genutzten Suchmaschinen.
5.1.4 Empfänger der Daten
Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:
- Der für das Hosting der Website eingesetzte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO.
5.1.5 Rechtsgrundlage und Zweck
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, hier unser berechtigtes Interesse an einer technisch und gestalterisch sauberen Auslieferung unserer Website sowie einer anonymen statistischen Auswertung. Wir speichern dazu Daten auf Ihrem Endgerät nach §25 Absatz 2 Satz 2 TTDSG. Diese Daten werden zu keinen anderen Zwecken genutzt.
5.1.6 Dauer der Speicherung
Die Speicherdauer von Telemetriedaten, Cookies und lokal abgelegten Daten ist meist ein Jahr oder bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. die Daten in Ihrem Browser selbst löschen.
5.2. Verarbeitung: Beschäftigte und Bewerber
5.2.1 Inhalt der Verarbeitung
Wir verarbeiten solche Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dies sind Personenstandsdaten, Kontaktdaten, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Gehaltsdaten, Sozialversicherungsbeiträge und ähnliche, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln oder die zu dessen Durchführung ermittelt und berechnet werden. Wir können im Bedarfsfall weitere personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. In solchen Fällen erhalten Sie anlassbezogen weitere Datenschutzinformationen.
5.2.2 Kategorien von Betroffenen
Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:
- Beschäftigte, dies umfasst Beschäftigte in Voll- und Teilzeit, Auszubildende, Praktikanten, Bundesfreiwillige, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter.
5.2.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Es werden die folgenden Daten gespeichert, sofern vorhanden und anwendbar:
- Basisdaten: Nachname, Vorname, frühere Nachnamen, Titel, akademischer Grad
- Kommunikationsdaten: Telefon Festnetz, Telefon Mobil, E-Mail, Internetadresse
- Personalstammdaten Personalnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Ehestand, Kinder, Staatsbürgerschaft, Bankverbindung, Betriebszugehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Krankenkassenzugehörigkeit, Krankmeldungen, Befristungsdaten, Kündigungsfrist, Bezeichnung der Tätigkeit,
- Personaldaten erweitert: Zeichnungsberechtigungen, Lichtbild, Arbeitszeiterfassung, Daten zur Urlaubsverwaltung, Religion, Kuraufenthalte, Mutterschutz, Abwesenheiten, Dienstreisedaten, Grad der Behinderung, Grundlagen der Entgeltberechnung, Brutto- und Nettoentgelt, Sozialversicherungsabgaben, Aufwandsentschädigungen, Tagegelder, Finanzamt, Daten zur Verwendung von Dienstfahrzeugen, besondere Qualifikationen, Nebenbeschäftigungen und ggf. weitere, ähnliche Informationen.
5.2.4 Empfänger der Daten
Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:
- Intern: HR-Team, Geschäftsführung
- Extern: Sozialversicherungsträger, Steuerberatung / Lohnabrechnung, Finanzverwaltung
5.2.5 Rechtsgrundlage und Zweck
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) (Gesetzliche Verpflichtung) DSGVO.
Im Fall der Aufnahme in den Bewerberpool ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) (Ihre Einwilligung) DSGVO.
5.2.6 Dauer der Speicherung
Die Speicherdauer von Personaldaten beträgt so lange das Beschäftigungsverhältnis dauert und darüber hinaus 4 Jahre, sofern keine gesetzlichen Anforderungen oder Rechtsstreitigkeiten einer Löschung entgegenstehen.
Die Speicherdauer von Bewerberdaten ist bis zu 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Sie verlängert sich, sofern ersichtlich ist, dass die Daten noch erforderlich sein werden, bspw. aufgrund eines Rechtsstreits. Eine Löschung findet dann erst statt, wenn der Zweck für diese weitergehende Aufbewahrung entfällt.
Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Berücksichtigung bei künftigen Stellenausschreibungen (Bewerberpool) erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.
5.3. Verarbeitung: Online-Buchung
5.3.1 Inhalt der Verarbeitung
Um Ihnen eine Zimmerbuchung über unsere Homepage zu ermöglichen, ist auf unserer Webseite ein Online Buchungssystem der Viato CBE, integriert. Anbieter dieses Systems ist die Viato GmbH. Die von Ihnen getätigten Angaben werden ausschließlich zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen im Rahmen Ihrer Unterbringung verarbeitet und selbstverständlich vertraulich behandelt.
5.3.2 Kategorien von Betroffenen
Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:
- Alle Nutzer der Online-Buchung.
5.3.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Es werden die folgenden Daten gespeichert:
- Kontaktinformationen: Name, Adresse, Kontakte, Buchungsinformationen
5.3.4 Empfänger der Daten
Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:
- Interne Stelle
- Der Auftragsverarbeiter des Buchungssystems
5.3.5 Rechtsgrundlage und Zweck
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Ihre Einwilligung. Diese ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
5.3.6 Dauer der Speicherung
Die Speicherdauer Ihrer Buchungsdaten richtet sich nach ihrem Zweck, d.h. bis dieser erfüllt ist oder Sie uns zur Löschung auffordern.
6. Links auf Social Media-Kanäle
Wir haben auf unserer Website Links zu unseren Profilen auf den folgenden Social Media-Kanälen gesetzt und verlinken deren Datenschutzinformationen hier. Die Nutzung dieser Dienste durch Sie ist freiwillig. Dort erhobene Daten werden durch uns nicht verwendet.
7. Datenübermittlung an Drittländer oder eine internationale Organisation
Wir sind bestrebt, alle Verarbeitungen in der Europäischen Union (EU) oder Staaten mit Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) durchzuführen. Es können von uns jedoch teilweise, z.B. im Rahmen der Beauftragung externer Dienstleister, Daten auch an Dienstleister in Drittländern übermittelt werden.
Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse verarbeiten wir Daten durch Einsatz von Dienstleistern in einem Drittland nur, wenn die besonderen Voraussetzungen des Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, d.h., dass diese Dienstleister an dasselbe Datenschutzniveau gebunden sind wie wir. Die Daten werden dann auf der Grundlage geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO), verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Art. 47 DSGVO), besonderen Garantien oder Ihrer Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 Buchst. a) verarbeitet.
Sollten wir im Rahmen unserer unternehmerischen Weiterentwicklung solche Dienste in Anspruch nehmen, werden wir Sie in dieser DSI darüber informieren und das bei der jeweiligen Verarbeitung angeben.
Keine unserer aktuell vorgenommenen Verarbeitungen bedarf einer Übermittlung in ein Drittland, d.h. in Länder außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum).
8. Rechte der betroffenen Person und Beschwerderecht
Als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person haben Sie folgende Rechte, die sich aus den Artikeln 7 sowie 15 bis 22 DSGVO ergeben. Ihnen stehen zu:
- Nach Art. 7 DSGVO, ein Recht auf Widerruf der Verarbeitung, sofern diese auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6. Absatz 1 Satz 1 Buchst. a) DSGVO erfolgt. Der Widerruf ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst per E-Mail an die oben angegebene Adresse. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für verschiedene Zeiträume aufbewahren müssen, bspw. für Aufbewahrungspflichten.
- Nach Art. 15 DSGVO, ein Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
- Nach Art. 16 DSGVO, ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten
- Nach Art. 17 DSGVO, ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
- Nach Art. 18 DSGVO, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Nach Art. 19 DSGVO, das Recht auf Mitteilung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir unterrichten Sie als betroffene Person, wenn Sie es verlangen.
- Nach Art. 20 DSGVO, ein Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn wir Ihre Daten zu einem anderen Verantwortlichen übermitteln sollen und dies technisch machbar ist.
- Nach Art. 21 DSGVO, ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen im öffentlichen oder berechtigten Interesse, d.h. auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) oder f) DSGVO. Wir werden Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, wenn wir keine zwingenden, schutzwürdigen Gründe nachweisen können. Im Falle von Direktwerbung oder Profiling müssen Sie Ihren Widerspruch nicht begründen (Art. 21 Absatz 2 DSGVO), ansonsten ist eine Begründung, die sich aus Ihrer Person ergibt, notwendig.
Sie können sich nach Art. 77 DSGVO an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unser Unternehmen ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt (https://datenschutz.sachsen-anhalt.de/) zuständig.
Stand: April 2024